5 nyttige tips når man skal leie en multifunksjonsskriver

Informasjon om multifunksjonsskriver

De fleste arbeidsplasser og kontorer har behov for både å kunne skrive ut, kopiere og skanne dokumenter. Derfor er en multifunksjonsskriver nettopp det din virksomhet trenger. Dette er en ”alt-i-ett” skriver ettersom den både kan kopiere, skrive ut, skanne, og utføre fax. 

Er din virksomhet på jakt etter en multifunksjonsskriver, men ikke ute etter å bruke store kostnader? Da kan det lønne seg å overveie leieavtale som alternativ. I følgende blogginnlegg vil vi gi 5 tips til bedriften som vurderer å leie en multifunksjonsskriver.  

Les mer informasjon her: Multifunksjonsskriver

1.Periode man har behov for å leie multifunksjonsskriver

For at din bedrift skal slippe unødvendige kostnader, bør en tenke igjennom hvilken tidsperiode man behøver å leie multifunksjonsskriveren. Dette er et viktig moment ettersom leverandørene tilbyr forskjellige leieavtaler som passer til ditt periodebehov. I den forbindelse finnes det tre vanlige leievalg:

• Leie en multifunksjonsskriver og betale hver måned
• Midlertidig løsning
• Leverandøren står for vedlikehold og reparasjon

Leie en multifunksjonsskriver og betale hver måned.  

Prisen varierer ut i fra kapasiteten og antall funksjoner skriveren skal ha. I tillegg til dette så er størrelse og design med på å påvirke prisen. Har din bedrift behov for en skriver i en kortere periode, passer det perfekt med en månedlig leieavtale. Her betaler man en fast avtalt månedspris og slipper dermed store engangskostnader.

Hva som inngår i denne leieprisen er forskjellig fra leverandør til leverandør. Likevel kan man avtale at service, vedlikehold og påfyll av engangsmateriale skal medfølge i leieavtalen. Skal disse tjenestene medfølge i leieavtalen, vil den faste månedsprisen naturligvis bli høyere enn utføre det selv. Det er anbefalt å ha med disse tjenestene i den faste leieavtalen ettersom bedriften slipper å tenke på oppdateringer.

Midlertidig løsning

På lang sikt kan kostnadene fort bli store og dyre ved å binde seg opp i en leieavtale. Derfor kan det lønne seg å vurdere en leieavtale for en midlertidig periode. Er det behov for en printer til et event, en eller flere tilfeldige utskrift av dokument eller lignende behov? Da dette et ypperlig leiealternativ.

Leverandøren står for vedlikehold og reparasjon

Har din virksomhet behov for å slippe vedlikehold og reparasjon av maskinen? Da kan det være lurt å velge en leverandører som tilbyr vedlikehold og reparasjon i leieavtalen. Dette er med på å minimere risikoen for slitasje og uforventede problemer som fort kan bli kostbart. I tillegg får man påfyll av papir og patroner, samt service og support med i månedsprisen.

2. Hvordan din virksomhet kan finne riktig multifunksjonsskriver?

Et annet moment virksomheten bør tenke over er antall funksjoner maskinen skal kunne utføre. En gylden huskeregel er jo flere funksjoner, jo høyere leiepris. Derfor bør virksomheten kartlegge hvilke funksjoner som behøves. Dette gjør det også enklere å finne produkt og leverandør til behov.

Hvor mange personer skal anvende skriveren?

De fleste multifunksjonsskriverne kategoriseres ut i fra følgende kriterier:

• 1-5 brukere
• 6-10 brukere
• Flere enn 10 brukere

Om man etterspør separate innloggingsfunksjoner eller ett betalingssystem bør dette avtales med leverandøren før du velger rett maskin. 

Skal utskriftene være i farger eller svart/hvitt?

Skal utskriftene kun være i svart/hvitt eller skal det gjøres mange utskrifter i farger? Dette er viktig å avklare da patronene varierer i pris. Her ligger fargepatroner noe høyere i pris enn hva patronene for svart/hvitt. Til gjengjeld er kvaliteten på fargeutskrift høyere, og er et godt alternativ om man utskriver mange dokumenter til plakater, brosjyrer eller fotografi.

Skal det være tilgang til trådløst Internett?

De fleste moderne virksomheter har et stort behov for å koble skriveren opp mot Internett. Her er det mulig å koble skriveren opp enten via trådløst Internett, via Ethernet eller via USB. Skrivere som er koblet opp mot Ethernet kalles for en nettverkstilkoblet skriver på grunn av nettverk via kabel.

Ved bruk av Internettløsning på skriveren kan flere enheter være koblet til skriveren. Dette gir en fordel til de ansatte gjennom at man kan få tilgang til skriveren fra kontor/arbeidsplass.

Hvor hurtig skal maskinen kunne skrive ut?

Er det viktig for virksomheten å skrive ut hurtig eller kan den klare seg med normal hastighet? Hastigheten blir bestemt av hvilken patron man velger som igjen påvirker kvaliteten på utskrift. Laserpatroner gir raskere utskrift, men normal utskriftskvalitet. Blekkpatron gir langsommere utskrifter, men høyere oppløsning og kvalitet.

Være oppmerksom på at laserpatroner har en oppstartstid, der blekkpatroner skriver ut med en gang. 

Skal det skrives ut ensidige eller doble utskrifter?

Ved leie av multifunksjonsskriver skal en overveie hvorvidt man trenger dobbeltsidige utskrifter. Dette kan være nødvendig hvis din virksomhet skal skrive ut brosjyrer, manualer eller lignende. Da maskinen automatisk bretter den ene siden og fortsetter utskriften på den andre siden som gjør utskriften penere.

Skal skriveren kunne sende e-mail direkte fra skannede dokumenter?

For de fleste virksomheter kan direkte utsendelser fra skriveren til e-mails være en tidsbesparende aktivitet. I tillegg kan man lagre utskrevede dokumenter og sende kopier/skanns direkte til e-mail. Dette er en fordel ettersom det gir muligheter til å lagre dokumentet på harddisken.

3. Inngåelse av leieavtale

Når virksomheten skal inngå leieavtale med leverandøren anbefales det å gå over avtalen før man skriver under. I den sammenheng bør bedriften selv gå over avtalen, men også med leverandøren. Dette gir bedriften full kontroll på hva som inngår og ikke inngår i leieavtalen.

Viktige punkter virksomheten bør gå igjennom:

• Leiekostnaden for selve multifunksjonsskriveren
• Lengde på leieperiode
• Vedlikehold, service og påfyll av engangsmateriale – inkludert/ekskludert og kostnad
• Erstatningskrav om skriveren går i stykker
• Eventuell forlengelse av leieperiode

4. Hva koster det å leie en multifunksjonsskriver?

Prisen for leie multifunksjonsskriver kommer som sagt an på modell, funksjoner, avtalelengde og leverandør. Leieprisen ligger jevnt over rundt noen hundre kroner til noen tusen kroner pr måned. Har man behov for en multifunksjonsskriver med høyere kapasitet og flere funksjoner blir leieavtalen dyrere.

Prisen på leie av multifunksjonsskriver er også styrt av leverandørenes tilleggstjenester. Inngår man leieavtale tilleggstjenester, blir leieprisen også høyere. Leieprisen varierer også fra leverandør til leverandør noe som man bør være oppmerksom på.

5. Leie multifunksjonsskriver – motta et tilbud her!

Uansett hva bedrift er på jakt etter, er det bare å bestille tilbud. Dette gjør at du kan sammenligne forskjellige tilbud før du tar den endelige beslutningen. Det eneste du gjør er å se til høyre på siden, og fyller ut formularen for gratis og uforpliktende tilbud for leie av multifunksjonsskriver.