Guide til internasjonale konferansemøter
Ta utgangspunkt i denne guiden og følg punktene for gjennomføring av konferansemøtene på en rask og enkel måte!
Norske bedrifter blir stadig mer internasjonale og antall norsk bedrifter som eksporterer varer og tjenester er økende. Dette har ført til en økning i internasjonale konferansemøter som gjør at det er en del ekstra hensyn som må tas. Derfor er det viktig at din virksomhet er oppmerksom på disse hensynene og hvordan man i imøtekommer de.
Om din bedrift har mange internasjonale konferansemøter bør du lese videre. Ekspertvalg.no har laget en guide med tips og råd over hvilke ting virksomheten bør tenke på ved gjennomføring av internasjonale konferansemøter. Ta utgangspunkt i denne guiden og følg punktene for gjennomføring av konferansemøtene på en rask og enkel måte.
På Ekspertvalg.no kan du finne leverandører av forskjellig kontorutstyr som passer perfekt til konferansemøtet:
1. Før konferansemøtet - hva skal organiseres?
Før man skal gå i vei og starte de internasjonale konferansemøtene bør man ha tenkt igjennom en del elementer. Dette gjør det også lettere for din virksomhet å organisere konferansemøtet og holde selve konferansemøtet.
Sett agenda og mål for konferanse
Det er viktig før man gjennomfører konferansemøtene at mål og agenda er satt. Her bør man tenke på begge parter, både hvorfor det er viktig for din bedrift, men også hvorfor den annen part skal ha utbytte av møtet. Derfor bør man informere og definere tydelige mål for møtet.
Velg tid og sted for konferanse
Etter at man har satt agenda og mål for konferansen bør virksomheten gå i vei for å finne konferansens tid og sted. I den sammenheng bør bedriften lage en planleggingsoversikt i forhold til tid og sted, for å slippe unødvendig stress og uforutsette ting. Derfor anbefales din virksomhet å følge nedenstående momenter:
- Velg tid som passer med de fleste deltakere og tidssoner
- Velg sted som passer med de fleste deltakerne
Når man har valgt tid og sted for konferansemøtet, bør en sende ut invitasjon så fort som mulig. Dette gjør det lettere for møtedeltakere å planlegge i henhold til deres egne tidsplaner. Sørg for å ha riktig informasjon sånn at alle møtedeltakerne får riktig informasjon om tid og sted for møtet.
2. Valg av konferanseform
Hvilken form for konferanse man skal velge er viktig å overveie før man skal ha de internasjonale konferansemøtene. På grunn av mye reisevirksomhet og nyere teknologisk verktøy som gjør det lettere å kommunisere, har det gjort at virksomheter har fått flere valgmuligheter ved valg av konferanse.
Nedenfor vil vi presentere tre hovedtypene av konferanser med flere forskjellige underkategorier av konferanser din bedrift kan velge mellom:
Telefonkonferanse
En av de tre konferanseformene er telefonkonferanse der man kan velge mellom:
- IP-telefoni - koble telefonsamtalene over nett, eget telefonnettverk og reduserer kostnader
- Mobiltelefon – ringe fra egen mobiltelefon som gjør at man kan ringe hvor det passer deg, så lenge man har dekning
Ved denne konferanseformen er det viktig å huske at man tilkobler alle på samme linje. Derfor er det viktig at man har riktig nummer for telefonsamtalen slik at man kan koble opp deltakerne i samtalen. Når alle personene er tilkoblet kan man starte telefonsamtalen og gå igjennom agendaen for møtet.
Videokonferanse
En annen form for konferanse er videokonferanse som gjør at man kan se møtedeltakerne. Her kan man velge mellom følgende former for videokonferanse:
- IP-telefoni – koble opp videooverføring via IP-nettverket.
- Skype - gratis ringing og videosamtaler over nett
- Webkonferanse – kobling opp over internett med brukernavn og passord
For å sikre en god videokonferanse bør en sjekke at man har optimalt nettverksforbindelse. Dette skyldes at videooverføringer er avhengig av et stabilt nettverk for at man kan gjennomføre konferansen. Derfor er det viktig at alle møtedeltakerne er koblet til nettverket når konferansens starttidspunkt for å starte samtalen.
Andre konferanseformer
De to foregående konferanseformene er et ypperlig valg for ansatte med mye reisevirksomhet. Likevel finnes det andre konferanseformer som man kan velge, disse er dog av den mer fysiske tilstedeværelsen.
- Kontorkonferanse – konferanse på kontor med fysisk tilstedeværelse
- Eventkonferanse – konferanse i forbindelse med et event
Det man skal være oppmerksom på ved valg av disse konferanseformene er at man sørger for å velge tid og sted som passer alle parter. Ved kontorkonferanse kan man ha lengre og mer grundigere konferanser enn ved video og telefon. Derimot er eventkonferanse et godt valg hvis man ønsker å kombinere underholdning med konferanse.
3. Under møtet – gjennomføring
Når man så er valgt hvilken form for konferanse man skal ha er det viktig å gjennomføre møtet med stil. Derfor kommer det noen tips som din bedrift bør tenke igjennom:
- Vær klar 10 min før møtet - sørge for at alt av teknologisk utstyr er koblet opp
- Start samtalen – følg agendaen, la en snakke om gangen og ta notater
- Avslutt samtalen – hold tiden, svar på avsluttende spørsmål og takk for møtet.
En annen ting man skal ha i bakhodet er å ha en klar og tydelig dialog med vedkommende. Derfor bør man velge engelsk som språk for å unngå misforståelser. Dette er også med på å sørge for mer effektive konferansemøter.
Tillater man møtedeltakere å koble til printer og kopimaskin over nettverk kan det effektivisere møtet. Dette er fordi man kan skrive ut direkte fra møterommet uten å måtte bruke unødvendig tid ved maskinen. På Ekspertvalg.no kan du få tips om hvilke maskiner som er mest gunstige for dine behov.
4. Etter møtet – følg opp
Etter man har holdt møtet er det viktig å følge opp møtet. I den forbindelse er det noen punkter som er viktig å følge som:
- Gjennomgå innholdet i møtet – sørg for at de andre har samme oppfatning av innhold og fakta
- Send ut E-mail få dager etter møtet
- Bruk sosiale medier for interaksjon
- Hold kontakten på mail og telefon
Det er særlig viktig å sende ut en E-mail få dager etter møtet, fordi man har informasjon og fakta fra møtet friskt i minnet. I tillegg er viser det interesse og takknemlighet for at konferansedeltakerne kunne stille til møtet. Derfor bør man som en huskeregel alltid svare på mails eller telefon om det er noe deltakerne lurer på etter konferansemøtet.
Stegene som presenteres i denne guiden er først og fremst tiltenkt som veiledende for internasjonale bedrifter. Likevel kan enkelte steg i listen også benyttes om man vil gjennomføre konferansemøter med ansatte i egen bedrift eller ikke er en internasjonal bedrift. Vær oppmerksom på at det kan være andre steg for konferansemøter som kan være mer tilpasset for din virksomhet.
