Sentralbord

Info om sentralbord

Et sentralbord er et telefonsystem som mange virksomheter har bruk for. Uten et velfungerende sentralbord kan det påvirke kommunikasjonsflyten i bedriften og kundedialogen. Dette skyldes at det er knutepunktet for alle inn og utgående telekommunikasjonslinjer i virksomheten.

Når kundene ringer inn blir de møtt av en velkomsthilsen som forteller hvilket nummer man er i køen. Dette er et godt alternativ for bedrifter som har mange kundehenvendelser ettersom det sikrer optimalisering av samtalene. Kundene kan også bli møtt av en innlest beskjed som forklarer åpningstidene, informasjon for å få få løst problem/spørsmål eller annet man har behov for.

Hvis du vil vite mer om hva et sentralbord er så bør du lese videre. Vi vil i dette innlegget se mer på sentralbord og gå gjennom sentrale elementer ved dette.

Hva krever et sentralbord?

Et sentralbord krever en god internettforbindelse da oppkallene går via internettet. Derfor skal det sørges for at nettforbindelsen er av topp kvalitet, om ikke bedriften allerede har en god internettforbindelse.

Skreddersydd løsning

Avhengig av hvor mange ansatte som skal koble seg på anlegget kan det være forskjellige behov. Derfor er det hos mange tilbydere mulig å skreddersy en løsning som passer akkurat til din virksomhets behov. Dette sikrere at man ikke betaler for unødvendige funksjoner man ikke har bruk for.

Noen av funksjonene som det er mulig å få skreddersydd er:

• Ventemusikk
• Visning av nummer
• Velkomsthilsen
• Overføring ved opptatt eller ingen svar
• Omstilling
• Oppkobling av alle virksomhetens ansatte
• Telefonmøter
• Landkodestyring – velkomstbeskjed på eget morsmål
• Telefonsvarer
• Prioritets-routning – sikrer dine viktigste kunder kommer først i køen
• Auto attendant – elektronisk omstilling som gir muligheter for å velge hvilken medarbeider man vil snakke med
• Voice mail til alle medarbeidere

Forskjellige sentralbordløsninger

Det finnes flere forskjellige løsninger som din bedrift kan velge mellom. Vi vil her presentere to av løsninger som passer for de fleste bedrifter:

• Ubemannet sentralbord
• Bemannet sentralbord

Ubemannet sentralbord

Dette er en løsning som passer perfekt for små og mellomstore bedrifter. Med ubemannet løsning opererer du med et enkelt og brukervennlig sentralbord i lommen ettersom innkommende samtaler går rett til din mobil. Dette gjør at man slipper å koble seg opp med avansert utstyr og kan enkelt ringe fra der man er.

Bemannet sentralbord

Et annet alternativ er å velge en bemannet løsning som passer perfekt til de bedrifter som ønsker bredere funksjonalitet. Dette er også en god løsning for de virksomheter som har ansatte som har store behov for å administrere samtalene via PC eller Mac. Fordelen med bemannet er at man får de samme tjenestene som ved ubemannet, men også får tilgang til et sentralbordprogram på PC eller Mac.

Ved å benytte seg av dette programmet får man full oversikt over samtaler, køer og ansatte samt deres status. Dette gjør at virksomheten enkelt kan overføre samtaler til rett person eller avdeling/svargruppe.

Hvordan installeres sentralbordet?

Som oftest vil man klare administrasjonen selv da det er forbundet med internettet og derfor kan styres direkte via en vanlig web-browser. Hvis man får en ny medarbeider kan man selv opprette et nytt tilknyttet telefonnummer. Hvis virksomheten ønsker flere funksjoner kan man alltids kontakte den konkrete leverandør.

Fordelene ved et sentralbord

Det finnes flere fordeler ved å velge et sentralbord. Noen av fordelene er blant annet:

• Kostnadseffektivitet
• Geografisk uavhengighet – trenger kun en PC med internett tilgang og en telefon for å være operativ
• Enkel installering

Grunnen til at det er kostnadseffektivt er at det gir muligheter for at kundene  enkelt blir informert eller overført til en annen medarbeider. I tillegg kan kunden også bli overført til en annen ledig medarbeider om det er opptatt på linjen. Dette gjør at innkommende samtaler effektivt og raskt blir formidlet til rett person, ventetiden blir redusert og igjen fornøyde og lojale kunder.

En annen stor fordel er at man kan overføre samtalene på tvers av landegrenser. Dette gir virksomheter som har flere avdelinger på tvers av landegrenser større muligheter enn før.  Grunnen er at samtalene blir sendt via data over internettet som gjør at det blir rimeligere enn ved alminnelig telefoni.

Prisen for et sentralbord

Prisene varierer alt etter leverandør og modell. For å finne den beste prisen kan det anbefales å kontakte flere leverandører så din bedrift får den løsningen og prisen som passer dere best. Prisen vil også være gunstig for virksomheter med avdelinger i flere land da man kan spare penger på telefonregninger.

Hvis du synes prisen er for høy kan du tenke på hva det koster å la dine kunder og klienter ikke komme frem. Kundeservice er alfa omega og hvis man lar kunden ringe uten å få svar kan dette gi store utslag. Derfor kan det være lurt å investere i det beste systemet slik at du nettopp ikke taper kundene i fremtiden.

Få tilbud her!

Har din virksomhet behov for et sentralbord finnes det hjelp å få her. Det vi kan gjøre for deg er å innhente gratis og uforpliktende tilbud fra ulike leverandører som matcher deres behov. Det eneste du trenger å gjøre er å utfylle kontraktformularen på høyre side.