Hvorfor virksomheten skal velge en printer med skanner?

I dag har den teknologiske utviklingen gjort at bedrifter nå har flere muligheter enn tidligere. Likevel henger flere bedrifter etter når det kommer til papirløse kontor og redusering av utskriftsmengde. Dette kan ha sin sammenheng med økningen av utskriftsmengde fra flere enheter som mobiltelefon og nettbrett.

En løsning kan derfor være å anskaffe en printer med skanner. Dette gjør at man kan skanne papirdokumenter rett inn på datamaskinen eller andre enheter, og dermed slipper unødvendige utskrifter og kopiering. I følgende blogginnlegg vil vi redegjøre for hvilke fordeler virksomheten får ved å velge en printer med skanner.

Les mer her: Printer

Hvorfor virksomheten bør redusere utskriftsmengden?

Det er mange grunner til at virksomheten bør redusere utskriftsmengden. En av de er hensyn til miljøet da produksjonen av papir bidrar til avskoging og fører med seg flere typer giftige og skadelig avfallsstoffer. En annen er av økonomisk hensyn der bedriften kan spare kostnader ved å kutte ned papirmengden.

Hvilke fordeler gir en skanner?

En skanner kan gi mange fordeler til bedriften. Den største fordelen er at man kan skanne dokumenter rett inn på datamaskinen enten til mailen eller direkte via nettsky. I tillegg kan man via et digitalt hukommelseskort enkelt lagre dokumenter på printeren slik at man kan hente opp dokumenter ved senere anledninger.

Noen av fordelene er:

• Skanne enkelt dokumenter inn på datamaskin.
• Large skannede og utskrevede dokumenter på printeren.
• Skanne dokumenter direkte til mail – reduserer unødvendig papirer.
• Økt produktivitet på kontoret.

Skannere kan i visse tilfeller til og med bidra til å styrke produktiviteten på kontoret. Ved å lagre dokumenter direkte på datamaskinen slipper man mange unødvendige papirer. Dette kan gjøre at man sparer tid ved å ha oversikt over skannede dokumenter som igjen øker produktiviteten på kontoret.

Skanning via USB eller nettverk – hvilken skal du velge?

Det finnes i hovedsak to forskjellige muligheter for skanning, nemlig via USB eller trådløs nettverk. Hvilket alternativ som passer best til din virksomhet kommer an på behov og krav til oppgaver skanneren skal kunne utføre.

USB

Ved å velge skanning via USB-kabel gir det raskt skanning av dokumenter inn på datamaskinen Ulempen med denne formen er at man må fysisk være tilkoblet til printeren med en kabel. Dette medfører at færre kan dra nytte av maskinen da skanningen går direkte til bare en datamaskin.

Nettverk

Ved å velge nettverksbasert skanning derimot gir det fordeler for flere personer på kontoret. Dette skyldes at man via nettverk kan sende skannede dokumenter til flere personer om gangen, som sørger for rask arbeidsflyt for dokumenter.  I tillegg bidrar det til å øke produktivitet på arbeidsplassen.

Hva bør man overveie før man går til anskaffelse?

Før bedriften går til anskaffelse er det en del momenter som bør overveies. For det første bør det tenkes på hvilke behov og krav bedriften har i forhold til skanning. Nedenstående faktorer bør overveies ved valg av maskin:

• Papirstørrelse: Skal det skannes og skrives ut i A4 eller A3 format?
• Hastighet: Hvor raskt skal det kunne skannes?
• Kvalitet: Hvor viktig er det at oppløsning på dokumentene er av høy kvalitet?
• Multifunksjoner: Skal printeren kunne gjøre flere funksjoner utover skanning?
• Nettverk: Skal det kunne kobles til via trådløs nettverk?

Uavhengig av hvilken type printer man velger, anbefales det at man overveier en som kan gjennomføre skanning. For eksempel er en ”alt-i-ett-skriver” et godt valg da denne typen kan gjennomføre printing, skanning, kopiering og fax.

Les mer her: Multifunksjonsskriver

Bedriftens størrelse og hvordan den har innvirkning på valg?

Når man skal gå i vei å anskaffe en ny printer til kontoret er det viktig å velge riktig i forhold til virksomhetens størrelse. For større virksomheter kan det være lurt å velge en maskin som har en større bruker kapasitet. Derimot er den en mindre bedrift kan man nøye seg med en liten printer som dekker skanning utover de vanlige behovene.

Størrelse på virksomheten har også betydning i forhold til plasseringen av maskinen. Har bedriften behov for en enkel printer og en separat dokumentskanner skal man ha ledig kontorplass til det. Dog anbefales det å anskaffe en maskin som både kan gjøre skrive ut og skanne.

Hva koster en printer med skanner?

Prisen på en printer varierer en del og det er forskjellig prisnivå basert på valg av modell, leverandør og antall funksjoner som skal følge med. Normalt ligger prisnivået for en ny printer alt fra noen hundre kroner opptil flere tusen kroner. En huskeregel er at jo flere funksjoner, jo høyere blir prisen.

I tillegg kommer de løpende driftskostnadene på konsumeringsmengde. Ved å velge en skannefunksjon på printeren kan det være med på å redusere konsumeringsmengde på papir. Dette kan igjen føre til at man sparer kostnader på papir, som i lengden fort kan bli kostbart.

Leie eller lease?

Et alternativ til å kjøpe er å leie eller lease som er fordelaktig for de bedrifter som trenger en maskin i en kortere periode. Det blir et billigere alternativ da man har en fast leiepris enten for en periode, en måned eller flere måneder. Her kan man avtale å få med reparasjon og vedlikehold i leieavtalen, noe som anbefales.

Bestill tilbud her!

For å gjøre det lettere for deg å få dekket dine virksomhets behov for printer med skanner kan du få hjelp her. Det vi kan gjøre for deg er å innhente uforpliktende tilbud fra ulike leverandører som matcher deres behov. Det eneste du trenger å gjøre er å utfylle kontraktformularen på høyre side og du vil høre mer fra oss.