Anskaffelse av kopimaskin til din virksomhet
Virksomheter har i dag et stort behov for utskrift av dokumenter og har bruk for en funksjonell og holdbar kopimaskin. Hvilken kopimaskin som du har behov for varierer fra virksomhet til virksomhet. Noen bedrifter er på jakt etter en enkel kopimaskin, mens andre kanskje er på jakt etter en avansert kopimaskin.
De mer enkle kopimaskinene som utfører basisfunksjonene, er perfekt for å skrive ut store mengder med dokumenter over en lengre tid. Det finnes også mer avanserte kopimaskiner som kan gjøre flere avanserte funksjoner, som blant annet å faxe, skanne, skrive ut i farger og så videre. Disse kopimaskinene er tilpasset større bedrifter som har bruk for avanserte utskrifter av dokumenter.
I mengden av kopimaskiner på markedet kan det muligens være vanskelig å velge riktig kopimaskin til din virksomhets spesifikke behov. I den forbindelse kan du få råd og veiledning, samt gratis og uforpliktende tilbud fra oss i Ekspertvalg.no.
Før du kjøper en kopimaskin – hva er viktig å tenke gjennom?
Før du går til anskaffelse av en kopimaskin er det en rekke elementer man bør overveie og som kan avgjøre ditt valg av kopi maskin. Nedenfor finner du en liste med faktorer som anbefales å overveie før innkjøp av en kopimaskin.
- Papirstørrelse: Skal det printes i a3, a4 eller a5?
- Plass til kopimaskin: Hvor stor plass har din bedrift?
- Type kopi: Skal det printes ut i farger eller sort/hvitt?
- Hastighet: Hvor raskt skal kopimaskinen kunne printe?
- Dokumentfremfører: Skal det printes og håndteres dobbeltsidige dokumenter?
- Kapasitet: Hvor mange brukere skal benytte kopimaskinen?
- Etterbehandling: Hvilke etterbehandlingstjenester skal kopimaskinen gjøre?
- Trådløs: Er det viktig at kopimaskinen er trådløs?
Kopimaskin – avveining mellom funksjonalitet og brukervennlighet
Kopimaskinen har hatt en stor teknologisk utvikling over de seneste årene som har ført til flere funksjoner, og mer avanserte modeller. De fleste kopimaskinene kan i dag faxe, skanne, printe og etterbehandle utskrevede dokumenter. Enkelte kopimaskiner har til og med enda flere funksjoner, som kan gjøre det vanskelig å navigere, og kan skape frustrasjon hos de ansatte.
Brukervennlighet er en avgjørende faktor som gjør det lettere for din virksomhet å få maksimal utbytte av kopimaskinen. Hvis din bedrift er på jakt etter en funksjonsdyktig kopimaskin som er brukervennlig, så skal ikke dette undervurderes. Da kan det anbefales å undersøke markedet for kopimaskiner som er enklere å anvende.
Kopimaskiner og råd om arbeidsmiljø
Kopimaskiner kommer i ulike størrelser der de største kan ta virkelig stor plass. Dette er noe din bedrift bør tenke igjennom før dere anskaffer en kopi maskin, ettersom det kan påvirke arbeidsmiljøet, blant annet gjennom varme og støy. En gylden huskeregel er at jo større kopimaskin, desto mer bråk og varme.
Ikke bare størrelsen på kopimaskinen kan være med å påvirke arbeidsmiljøet. Kopimaskinens alder, ventilasjon og størrelse på lokalet kan alle være medvirkende på inneklimaet og bør tas i betraktning ved anskaffelse og installasjon av kopimaskinen. I den forbindelse finner du noen gode råd om hvordan din virksomhet kan skape et bedre inneklima og arbeidsmiljø:
- Vurder hvilken påvirkning kopimaskinen har på inneklimaet
- Fjern varmen og forurensningen fra kopimaskinen
- Minsk støy ved å benytte støyskjermer
- Velg nøye plassering av kopimaskinen med god avstand til arbeidsplasser
- Sørg for å ha god ventilasjon i arbeidsrommet
- Den aller beste løsningen er å installere kopimaskinen i et separat rom med ventilasjon
Typer av kopimaskiner
Blekk eller laser?
De fleste kopimaskinene på markedet kan utføre utskrifter i svart/hvitt, via installasjon av svart/hvitt laserprinter. Men du kan også finne gode laserprintere som kan skrive ut i farger. Prisen for fargelaser er langt høyere enn hva den er for svart/hvitt, og det er selve laserprinterens kvalitet som avgjør resultatet.
Noen virksomheter har behov for enkle utskrifter som kan gjøres via en printer med blekkpatroner. I disse tilfellene kan det være mer aktuelt med en printer enn en kopimaskin. Patronene som anvendes for blekkprinter er noe billigere, men kan dog printe ut færre kopier, enn en laserprinter før utskiftning. Virksomheter som skal printe med blekk, er dette kun aktuelt om det skal printes i farger.
A3-kopimaskin
Er det viktig for din bedrift at kopimaskinen skal kunne kopiere i store format? Da kan det kanskje være aktuelt med en A3-kopimaskin, som egner seg utmerket for utskrift i plakatstørrelse. En A3-kopimaskin krever en større printer siden målene er 420 cm x 297 cm. Noen kopimaskiner kan også skanne i A3, hvilket kan være et behov for din virksomhet.
Står din virksomhet i valget mellom en A3 og A4-kopimaskin? Da er det verdt å merke seg at en A3-kopimaskin vanligvis kan både utføre print i A3 og A4, men en A4-kopimaskin kan ikke printe ut i A3-format. De fleste virksomheterl klarer seg med A4-format utskrift. Etterspørres det likevel en kopimaskin med stort behov for utvalg av formatstørrelser, så er det muligheter for kjøp av A3-kopimaskin.
Størrelse på kopimaskinen
Størrelsen på en kopimaskin varierer avhengig av antall funksjoner den skal ha. Har du behov for en kopimaskin med innebygget skanner og fax, tar dette naturligvis større plass. En kopimaskin med stor papirkapasitet vil også ha større skuffer, som igjen vil ta større plass. Dersom du er en stor bedrift kan en større kopimaskin være aktuelt, mens en mindre bedrift kan klare seg med en mindre kopimaskin.
Hva koster en kopimaskin?
Prisen på en kopimaskin pris vil variere avhengig av kvalitet, funksjoner, modelltype og kapasitet. Har din virksomhet store krav til funksjoner som kopimaskinen skal gjøre, stiger også prisen. Hvis det bare er behov for en enkel kopimaskin som kun skal printe i sort/hvitt, vil prisen bli rimeligere.
Kjøpe, leie eller Lease?
Et annet moment er om din bedrift skal kjøpe kopimaskin, leie kopimaskin eller lease kopimaskinen. Hvis man trenger en splitter ny kopimaskin, kan dette være en dyr, men i enkelte tilfeller, en nødvendig engangskostnad. Derfor kan det være et alternativ å leie kopimaskin eller lease en kopimaskin. Fordelen er at det medfølger driftsservice i tjenesten. Men på langsikt kan det være en fordel å kjøpe, da leie eller leasingavtale kan bli kostbart.
Ønsker du forskjellige tilbud på kjøp, leie eller leasing kan du kontakt med oss i dag.
