Telefonsystem

Informasjon om telefonsystemer for din virksomhet

For mange virksomheter er et velfungerende telefonsystem en av de viktigste kommunikasjonsverktøyene, både internt og eksternt. Derfor er det viktig å ha et effektivt telefonsystem som kan håndtere alle bedriftens behov for telefoni. Likevel er det forskjellig behov fra virksomhet til virksomhet, noe som kan ha innvirkning på valget.

På markedet finnes det mange ulike modeller og typer. Noen har mer avanserte funksjoner, mens andre er enklere  å håndtere og har færre funksjoner. De fleste modellene kan kobles opp mot stasjonære telefoner så vel som til mobiltelefoner. Dette gir en fordel for din bedrift ved at man samler alle telefonsamtaler under ett og samme telefonnettverk.

Er din virksomhet på jakt etter et velfungerende telefon system kan du få et gratis og uforpliktende pristilbud fra oss i Ekspertvalg.no.

Hvilke funksjoner kan et telefonsystem foreta?

Telefonsystemer har i dag blitt mer moderne og kan utføre forskjellige funksjoner. Hva din bedrift har behov for kan varierer alt ettersom hvor avansert du ønsker at systemet skal være. Noen typiske funksjoner er blant annet:

• Muligheter for å holde telefonmøter
• Viderekobling til mobiltelefoner eller andre lokale telefoner
• Oppkobling av alle virksomhetens telefoner
• Telefonsvarer
• Velkomsthilsen
• Ventemusikk 

Som sagt dette er bare noen av funksjonene telefonsystem kan ha. I den forbindelse er det viktig at man velger riktig leverandør som kan matche dine preferanser og behov for et velfungerende system. Dette kan gi en fordel gjennom maksimal utnyttelse av telefonsystemet som igjen kan gi bedre kundeopplevelse.

Hva man bør overveie før anskaffelse av et telefonsystem?

Det er viktig før man går til anskaffelse av det nye telefonsystemet at antall funksjoner matcher virksomhetens størrelse. Små virksomheter har for eksempelvis kun behov for et enkelt system med kapasitet for lokalnumre. Derimot har større virksomheter mer behov for avanserte telefonsystemer som kan gjennomføre alle mulige funksjoner og har stor kapasitet.

Et annet moment man bør overveie før anskaffelse er om din bedrift anskaffer for midlertidig eller permanent. Det kan være viktig før avveielse ettersom man kan leie eller kjøpe, som igjen har det påvirkning på kostnader og pris.

Kjøpe eller leie - hva bør din bedrift velge?

Først og fremst er det viktig at bedriften vet sitt behov for telefonsystem før anskaffelse, som gjør det lettere når anskaffelsen skal gjennomføres. Men har ikke din bedrift tenkt igjennom deres behov, kan det være mer aktuelt å leie enn kjøpe. Dette skyldes at det kan være dyrt å anskaffe et splitter nytt system.

Om din bedrift velger i første hånd å leie for en periode, kan det gi en mulighet ved at dere kan finne ut av hvilke behov og funksjoner virksomheten stiller til et fremtidig telefonsystem. Det kan bli mindre kostbart, ettersom man kan minimere risikoen for feilkjøp. Dermed kan din bedrift finne ut om man trenger et mindre telefonsystem eller et større system med flere funksjoner.

Etter endt leieperiode er det selvfølgelig muligheter for å gå til innkjøp av det leide telefon system eller innkjøp av et nytt telefonisystem. Fordelen er da at man har fått nødvendig kunnskap forut for kjøpet. Om man likevel ikke ønsker å kjøpe, er det også muligheter for å fortsette leieavtalen. Da kan man også nedgradere eller oppgradere modellen og typen av telefonsystem, samt at man kan få support og vedlikeholdelse med på kjøpet.

Ulike typer telefoner din bedrift kan velge mellom

IP-telefoni

Er det viktig for din bedrift at man kan dele og  hente data over nett? Da kan det være aktuelt for din virksomhet å vurdere IP-telefoni. Nettopp fordi dette systemet tillater medarbeiderne deling og henting av data over ett og samme nettverk.

Det som kreves for å benytte seg av  IP-telefoni er at din virksomhet har et fungerende bredbåndsoppkobling. Fordelen er da at man kan nå ut til flere brukere og at det kan brukes fra flere steder da telefonsystemet ikke er fysisk lokalisert. I tillegg vil det være fordel ved at man kan koble medarbeiderne opp via nettet ved møter eller hvis det arbeides fra hjemmekontor.

Men det er virkelig ikke til å overdrive at det forutsetter at man har et fungerende nettverk med stor brukerkapasitet. For om nettverket eller strømmen er nede fungerer ikke telefonsystemet, som gjør valg av IP-telefonsystem en ulempe. Likevel er det mange fordeler med valg av et system med IP-telefoni som:

• Lavere investeringskostnader
• Enklere implementering og vedlikehold
• Enklere å justere i forhold til virksomhetens skiftende behov
• Funksjoner som kan være med på å forbedre produktiviteten
• Forminsker teknologiens foreldelse – da leverandøren sørger for at systemet er oppdatert og lever opp til din bedrifts økende krav

Fasttelefon og andre telefontyper

Er man på jakt etter et operativsystem der man ikke er avhengig av nettverk, kan en fasttelefon være aktuelt. Den store fordelen med et slikt system er at man ikke er avhengig av oppkobling til et nettverk.

En stor ulempe ved bruk av fasttelefon er at kostnaden per telefonsamtale kan bli dyrere. I tillegg er det en bakside ved bruk av analogt telefonsystem, fordi disse systemene må kobles opp via ledninger. Dette gjør at man ved strømbrudd kan få problemer når man ringer, og gjør at arbeidsforholdene blir mer anstrengt.

Et alternativ til både IP-telefoni og fasttelefon kan være å anvende en mobiltelefon. En fordel med mobiltelefon er at man kan ringe selv om nettverket eller strømmen er nede på bedriften. I tillegg er bruken av mobiltelefoni et alternativ som fungerer godt i hele Norge da telenettet er velfungerende.

Hva koster et telefonsystem?

Den endelige prisen som din bedrift må ut med kommer an på flere faktorer som modell, funksjoner, kapasitet og oppkobling. Den mest avgjørende faktoren for hva sluttprisen er hvorvidt det er analogt eller nettbasert tilkobling av systemet, samt hvor avansert system man ønsker.

Er telefonsystemet ment å være tilpasset mindre virksomheter med mindre funksjoner, så er prisen markant lavere sammenlignet med avanserte telefonsystemer tilpasset større virksomheter. Generelt sett er nedenstående faktorer med på å drive prisen på telefonisystemet:

• Antall aktive telefonnummer
• Mulighet for telefonkonferanser
• Mulighet for innspilling av samtale
• Mulighet for viderekobling av samtaler mellom flere telefoner
• Analogt eller nettbasert system

Det er forskjellige leverandører på markedet, og prisen på systemet beror på hvor avansert du vil ha den. I tillegg er det forskjell i kostnad om man skal leie eller kjøpe. Hvis man kjøper er det en stor enkeltkostnad, noe enkelte virksomheter ikke kan gjøre med engang. Vil man heller leie blir det mindre å betale per gang, men til gjengeld blir det flere mindre stykkvise kostnader i lengden. Derfor kan du gjennom Ekspertvalg.no få kompetanse på telefonsystem som passer din virksomhet, samt få et tilbud som passer dine krav.