Hva er en telefonsentral?
Mange mennesker forbinder nok ordet telefonsentral fra gamle tider, hvor ordet var en fellesbetegnelsen for telefonomstilling i det offentlige telenett for telefonsamtaler. I sentralen satt en telefonist og ekspederte alle telefonsamtaler. I dag blir ordet brukt i en helt annen sammenheng, hvor det er blitt betegnelsen for en samling av flere telefoner under samme telefonnettverk.
Fordeler ved å velge en telefonsentral for din virksomhet
Det kan oppstå mange fordeler for din virksomhet ved å gå til anskaffelse av en telefonsentral. Ved å samle alle bedriftens telefoner i en sentral vil dette generere i langt flere funksjoner enn hvis man gikk til anskaffelse av en rekke individuelle telefonlinjer. Fordeler som en telefonsentral typisk kan ha er:
- Effektiv og behagelig kundebehandling
- Større fleksibilitet og produktivitet
- Overblikk i omstillingen
- Hurtig og presis viderekobling av samtaler
Som sagt er dette bare noen av fordelene, så om din virksomhet implementerer systemet inn i den daglige driften kan det også gi flere fordeler. Derfor er det viktig for din virksomhet å finne det systemet som er best tilpasset virksomheten og matcher deres behov.
Ulike funksjoner som kan tilknyttes en telefonsentral
På markedet i dag finnes det flere typer telefonsentraler, noen som kan gjøre det vanskeligere å velge riktig i forhold til bedriftens behov. I den forbindelse kan det være flere funksjoner som din virksomhet kan dra nytte av. Noen av de mest vanlige funksjonene er:
- Kunne holde telefonmøter
- Enkel viderekobling til mobiltelefoner eller stasjonære telefoner
- Oppkobling av alle virksomhetens telefoner
- Velkomsthilsen
- Telefonsvarer
- Ventemusikk
Det finnes også flere funksjoner som kan medfølge ved anskaffelse, om din virksomhet etterspør dette. For eksempel kan det være nødvendig for enkelte med et mer avansert system som gjør det mulig for kundene å få direkte kontakt med den avdelingen som man skal ha tak i. Hvilke tilleggsfunksjoner som måtte ønskes kan selvfølgelig være med på kjøpet, og det er da viktig å finne riktig tilbud som matcher nettopp dine ønsker og behov.
Hva bør din virksomhet overveie før anskaffelse av telefonsentral?
Anskaffelse av en telefonsentral kan fort bli en dyr affære om det oppstår et feilkjøp. Virksomheten din bør derfor overveie en rekke faktorer før anskaffelse av, slik at man blir mest mulig fornøyde.
For det første avhenger behov for ett nytt sentralsystem på virksomhetens størrelse. Hvis det er en mindre bedrift med færre ansatte kan den klare seg med en standard sentral med få funksjoner som velkomsthilsen, telefonsvarer etc. Derimot kan en større virksomhet med flere avdelinger ha behov for en avansert telefonsentral med for eksempel automatisk tilkobling til forskjellige avdelinger.
Et annet moment din bedrift bør overveie er om det er behov for system som kan benyttes mellom forskjellige landegrenser. Da kan det være aktuelt å overveie IP fremfor tradisjonelle løsninger. Ettersom det kan bli enklere å samle telefonsamtalene under ett nettverk, samt at man kan holde flere telefonmøter over samme nettverk.
Kjøpe eller leie?
Virksomheten bør også tenke over om den skal leie eller kjøpe for ikke å gjøre et feilkjøp. Hvis man er på jakt etter telefonsentral som skal vare for en lengre periode på, så kan det være en fordel å kjøpe. Har man dog behov for å leie for en mindre periode for å minimere risiko for feilkjøp eller risiko for utdatert system, kan dette også være mulig.
Telefonsentral med benyttelse av IP-telefoni
Som nevnt ovenfor kan det for noen bedrifter være aktuelt å vurdere IP-telefoni. Det som kjennetegner et IP-telefoni er at man er tilkoblet til et nettverk som gjør det mulig for medarbeidere å dele og hente data over ett og samme nettverk. Det som er fordelen med anvendelse av IP-telefoni er blant annet:
- Bedre økonomi: Dette skyldes at det kun er vedlikeholdsutgift på et nettverk. I tillegg er det billigere både i teknikk, drift og abonnement enn tradisjonelle løsninger.
- Fleksibilitet: En IP-telefoni kan gi en langt større fleksibilitet og tilgjengelighet for din virksomhet. Videre kan det også være optimale muligheter for integrering av kommunikasjon mellom avdeling på arbeidsplass, hjemmekontor og reisevirksomhet i bedriften.
- Nye muligheter i kommunikasjonen: Integrasjon av teknologi gir helt nye muligheter som videotelefoni, kundebaser og tilknytning av diverse tilleggsapplikasjoner for effektivisering av arbeidsprosesser som kan for eksempel optimalisere kundeservice.
Telefonsentral med benyttelse av IP-telefoni er et ypperlig valg for store virksomheter som har flere medarbeidere som reiser mye, mange spredte avdelinger eller benytter seg ofte av hjemmekontor. For å få i gang et slikt system skal det bare gjøres en enkel innstallering av software, da IP-telefoner er basert på dette. I tillegg er det enkelt å oppdatere software når dette trengs, som vil kunne gi fordeler gjennom raskere tilkobling til nettverk.
Hva koster en telefonsentral?
Før din virksomhet går til anskaffelse er det kanskje viktig for bedriften å se på kostnad- og prisbildet. I den forbindelse er det viktig å nevne faktorer som påvirker prisen:
- Tradisjonell eller IP-telefoni: Det er selvfølgelig høyere pris på IP-telefoni, men gir til gjengjeld flere fordeler med på kjøpet.
- Hvor avansert sentral som etterspørres: Jo, flere funksjoner jo høyere pris.
- Hvor mange brukeres som skal registreres: De fleste leverandører tar en fast engangskostnad per telefonnummer som registreres, men prisen kan bli dyrere om man også kobler opp til fasttelefon og mobiltelefon.
- Ringe internt eller eksternt: Det blir billigere om man ringer internt fra ett nettverk enn å ringe fra et eksternt nettverk. Dette skyldes at ved ekstern ringing foreligger det en fast takst, og et fast månedsabonnement for samtaler per måned.
- Internasjonale samtaler: Skal gjøre mange internasjonale samtaler påvirker naturligvis dette prisen, som vil gjøre det dyrere, og derfor er det viktig å finne riktig tilbud for dette behovet.
Det er forskjellige leverandører på markedet, og prisen på telefonsentral beror på hvor avansert du vil ha den. I tillegg er det forskjell i kostnad om man skal leie eller kjøpe. Hvis man kjøper er det en stor enkelt kostnad, noe enkelte virksomheter ikke kan gjøre på engang. Hvis man heller vil leie blir det mindre å betale per gang, men til gjengeld blir det flere mindre stykkvise kostnader. Derfor kan du gjennom Ekspertvalg.no få kompetanse, råd og et tilbud som er skreddersydd din virksomhet behov og krav.
